河南省卫生健康委员会科教处  徐宏伟

   有两间大教室，一间教室里有100个同学，另一教室有100个写着这些同学姓名的气球，飘在半空，但顺序杂乱。如何让100个同学进到放有气球的教室里，快速准确地找到写有自己名字的气球？
    如果没有策划、指导和管理，让大家争先恐后地挤进去，胡乱去找，半个小时内恐怕很多人都不可能找到写有自己名字的气球。
    但是，如果换一种方式：组织者在同学们进教室找气球之前，宣布一条规则，要求大家有序进入教室后，第一步，确保每人先拿到一个气球；第二步，把自己手中的气球送给与其姓名相对应的那个人。我们会发现，在这样一个小小的安排和设计下，用不了5分钟，大家就会各自拿到写有自己姓名的那个气球。时间大大缩短，效率大大提高！
    这，就是管理的效果，也是管理的魅力！它能让你办理同样的事情节约时间，也能让你在同样的时间里有更多的产出。
    那么，如何提升管理效能呢？
    下面，我们以举办一次培训班为例，简单阐述之。
第一步 明确目标
    这次培训班要达到什么样的效果和目的？这是前提，要非常清楚，否则就失去了办培训班的必要性。
    明确目标的核心内容包括：培训哪些人，培训后要达到什么效果，什么时间举办等。
    明确了目标，就相当于确立了行动的终点站，后面的每一步工作方案的制订和落实，都要朝着这个方向不断前进。
第二步 确定任务
    确定达到目标所要做的内容。比如，课程内容设计包括哪些部分、是否紧扣培训目标和需求，这些课程由哪些人来讲效果最好、讲多长时间比较合适等。
    明确了课程内容之后，还要思考要实现这些还需要怎样的会务保障。比如，联系会场、安排培训对象的食宿、安排活动用车等。
    总之，通过实施这些任务项目，可以有效确保培训目标的实现。
第三步 划出路线
    这一部分最重要的是明确目标实现路径和时间节点。比如，在筹备阶段，应划分出时间节点，明确每个时间节点要完成怎样的任务，以及由谁来负责完成等。这些都要非常清晰明确。
第四步 草拟方案
    将上面的目标、任务内容、相关方职责、推进活动实施的时间节点、每一步实施路径等，进行认真梳理，并用书面的形式，固化上述步骤，也就自然形成了活动方案的初稿。
第五步 优化方案
    通过团队智慧并充分发挥智囊团的作用，在较大范围内征求对方案初稿的修改意见，吸纳更多的合理化建议，尽力让活动方案尽善尽美，并具有可操作性。
第六步 执行方案
    执行方案既要有一定的原则性，也要体现出相应的灵活性，但大的方向和目标仍然要保持不变。
    严格认真地执行方案，就能保障活动的顺利推进。在执行方案的过程中，要注意所有参与者的信息沟通和交流，及时让每一个参与者都清楚地知道活动的进展。如果在执行过程中遇到问题和困难，要及时研究解决。
第七步 测定效果
    测定效果包括活动举办过程中的阶段性效果评价，也包括活动结束之后的整体效果评价。要让所有参与者来评价活动的效果，也就是说让每一位相关者都对培训效果进行反馈。
    通过对反馈结果的分析，组织者可以知道这次培训班的成功之处在哪里，是否达到了当初预设的培训目标，问题、短板和不足又在哪里。要用数据来说话，对培训班进行综合及专题的评价、评估。
第八步 总结反思
    活动结束后，要对整个活动包括活动方案进行及时总结，目的是为了不断提升和改进培训组织者的管理能力。总结反思越是客观、全面、深刻，培训组织者的收获就越大、进步就越快！
第九步 形成模式
    总结反思后，对执行得很顺畅的工作方案要保留下来，继续发扬相对成熟的经验。一旦固化形成了模式和流程，今后此类培训活动必将更加富有成效，管理效益也会翻倍！
    上述的制订和执行方案的九步也可简单概括为三步，即：制订方案、执行方案、总结反思。
    天下大事必做于细！通过制订和执行方案，如果我们可以将简单的活动干得很漂亮，那么面对更复杂的大型活动，也无非是大方案套着小方案，通过更多人的相互分工合作来层层推进，也一定能够做得很好！