如何办好一场学术会议
河南省肿瘤医院  韩斌斌

    接到办会任务后，就要马上成立工作小组，包括学术组、宣传（文字）组、综合组等，指定各组组长，遴选各组成员，明确任务分工。然后，根据轻重缓急启动以下相关工作。

    一、根据办会规模，选定会议酒店和会议时间

    这是接到办会任务后应最早启动的工作。比较好的酒店往往要提前几个月预订，因而，这项工作越早启动越好。
    选酒店时要考虑以下几个因素：参会人数、论坛个数、住宿人数，以及酒店自助餐可容纳人数、交通情况、硬件条件等。主办方一定要到酒店、现场看看场地、客房、餐厅、行走路线、车位（为工作人员和嘉宾预留）等情况。同时，要根据主要领导的档期和酒店的档期，确定办会时间。

    二、根据学会定位，确定论坛主题、演讲嘉宾、主持人等

    论坛主题的设计要符合学会职能定位，还要紧扣行业和政策热点，紧跟会员的兴趣点。同时，主题设计还要体现特色，既耐人寻味，又易于传播。高质量的主题才能吸引足够多的会员参会，让与会人员有获得感。在分论坛数量的选择上，要看会议规模和办会能力。同时，分论坛和主论坛的主题选择要有层次。
    论坛主题确定之后，有两项工作可以同步启动。
    一是确定会议收费标准，推送会议通知。会议通知可以是纸质的，但必须有电子版的，方便大家宣传、发动、转发。
    二是确定演讲嘉宾和主持人。和酒店一样，热门嘉宾的日程计划都是几个月前就安排满的。嘉宾和会员，是会议成功的两大核心要素，越早通知他们越好。2020年，上半年因为疫情，大家都待在家里，下半年各种主题、各种级别的会议爆炸式举办。我们举办会议的那几天，据说全国同时有7个类似主题的会议。主持人的选择也要启动，这个任务相对轻松一点儿。一定要有备选嘉宾和备选主持人（这个一般由自己人承担），因为，差不多每次会议，都会有嘉宾或主持人临时有事不能到场。这个时候，备选人员就派上用场了。此外，还要提前准备学会盖章的邀请函，方便受邀者请假。

    三、选定会议公司，保证会议质量

    把接送专家、会场设计、现场布置、会议直播、会场拍照、会议资料准备、相关人员沟通等非常烦琐的工作委托给靠谱的会议公司，能节省不少力气。
    选择会议公司时要多比较，尤其要咨询它的历史顾客，他们的评价至关重要。办会的物料准备要精致、系统、有特点，包括手袋、大会主屏及分屏背景、接站手牌、嘉宾台签、墙贴指引、地贴指引、易拉宝等的设计，最好和主题色彩、会议LOGO（标识）一脉相承。还可以请会议公司在会议过程中设计一些吸睛环节，让会议氛围更加热烈。
    此外，会议公司还要协助办会人员做好会议预算，确保收支平衡。根据收费标准和预计参会人数等情况，计算会议收入；同时详细列出各项花费，根据办会标准确定费用总额。
    在筹备过程中，会议公司要关注并及时反馈与会领导和嘉宾的动态信息，便于会务组及时采取调整措施。同时，还要关注参会报名人数。人数太多了要做疏导，毕竟疫情期间，防疫责任重大。人数太少了，就要加强宣传，可以委托会议公司等共同发动。

    四、编制会议指南，准备会员手册

    这些纸质资料虽然使用期限不长，但对参会人员迅速全面了解会议情况还是很有帮助的。同时，主席致辞、会议日程、会员名录、会议课件等资料也可以在电子平台上推送，让大家多渠道了解会议情况。尤其是电子资料，可以做到相关资料实时更新。会议资料制作不需要太精良，但一定要避免粗制滥造，因为它直接影响了会员的体验和会议的档次。

    五、一对一服务，做好领导、嘉宾沟通

    除了会议公司安排的接送车辆，还要一对一安排工作人员和领导、嘉宾的对接，摸清领导、嘉宾的往返行程及个性化需求，做好服务，让大家宾至如归；同时，要提前和与会领导、嘉宾、主持人等做好沟通工作，看他们是否需要准备讲话稿和主持词，需要准备的话要提前交付，预留修改时间。议程之中如有特殊安排，一定要提前告知领导和嘉宾，避免现场尴尬。此外，提前做好文字准备，也是会后通讯稿能够迅速发布的保障。

    六、充分筹划，做好防疫准备

    与会领导、嘉宾和会员来自全国各地，在疫情还没有完全控制的情况下，做好会议的防疫工作也非常重要。一是合理设置会场座位间距，避免交叉感染。二是设置检测环节，包括健康码扫描、安装红外体温检测门等。三是备足防疫物资，在会议入口处准备口罩、手部消毒液等物资。

    七、合理安排，使会议现场保障无遗漏

    保障工作，可以按照内容来分工，譬如负责话筒音响、会场秩序、报到收费、专家接送等；也可以按照场景来分工，譬如会场内部、会场展厅、VIP（贵宾）房间、报到签到点等；还可以按时间顺序来分工，譬如会前、会中、会后等，力求保障无死角。同时，要实行首问负责制，不论会员向谁咨询，被问人员都有责任帮助协调解决。

    八、会前排练，确保万无一失

    会议召开的头一天，一定要有个全面排练，全部工作人员都要到位。这个非常重要。
    会前排练要完整，包括会前暖场视频、礼仪指引路线、下场路线，尤其是议程和音乐、灯光、大屏资料是不是同步，需要准备几支话筒、话筒摆放位置等，都要关注到。排练能避免会议举办中的大部分问题。除了排练，对会议的整个日程和会议的每个环节，所有的任务都要按时间轴、按职能分工、按场景做全景式的梳理，避免有所遗漏。

    九、及时反馈信息，保证指令闭环

    在办会过程中，出现变动是正常的，关键是要有应急措施。这就需要在办会之前，做好团队分工，形成明确的信息传递链条，保证团队高效的执行力。同时，要求每位成员在做好本职工作的同时，主动协同其他成员，及时反馈异动信息。
    在办会过程中，总协调人要能及时掌握全面信息，并迅速将变动任务发布出去、落实到人，并能及时得到任务完成信息反馈。特别是领导和嘉宾的日程如有变化，要及时通知主持人和总协调人，便于现场调度、修改会议日程和会场细节。

    十、及时整理，做好善后事宜

    一是指定专人撰写新闻稿件，及时发布会议情况。
    二是打扫会场，及时归还相关物资，妥当处理相关资料。
    三是做好滞留专家和会员的服务保障工作。
    四是做好费用结算和账务核算，确保合法合规。

最后，分享几个小心得

    一是会务人员最好统一着装，既能提振士气，又易于辨识。
    二是和专家短信、微信沟通时统一模板，面对面沟通时统一事项，使保障服务同质化。
    三是会议期间要有机动组，专门应对意外事项。这个很重要，且不能由会议期间有明确分工的同志担任，否则很可能顾此失彼，两头抓瞎。
    四是注册期间，将参会人员按照嘉宾领导、医院会员、行业厂商等进行分类，便于及时统计和精准服务。
    总之，办会是个乱活儿，要办的顺妥，关键是事前准备要做足，多预留备选方案，事中各负其责，互相补位，事后及时复盘，提高团队能力。举办会议，展示的既是团队的能力，更是团队的精气神和协作意识，对团队是个非常好的锻炼机会。